Huisartsenpost Oosterhout weer 100% bereikbaar dankzij de cloud telefonie-oplossing
Advitronics heeft de overstap verzorgd van Huisartsenpost Oosterhout naar de cloud telefonie-oplossing van Advitronics: “In vier maanden tijd, van niks tot gehele overname, helemaal up en running”, vertelt Daan Kerklaan, directeur van Zorggroep Regio Oosterhout en Omstreken en de Huisartsenpost Oosterhout, enthousiast.
“De huisartsen in deze regio zaten wat betreft het HIS bijna allemaal op hetzelfde systeem. Wat betreft telefonie merkten we dat steeds meer huisartsen binnen onze zorggroep met Advitronics in zee gingen. Toen besloten we er echt met z’n allen voor te gaan, ook met de Huisartsenpost Oosterhout: iedereen op één platform qua telefonie, dat levert nog veel meer voordelen op! Hierdoor kunnen we bepaalde zaken makkelijk aan elkaar knopen en kunnen praktijken eenvoudig voor elkaar waarnemen. Wellicht kunnen we voor de toekomst nog meer organiseren waar we profijt van hebben. Niet alleen het naar elkaar doorverbinden, maar ook het gezamenlijk organiseren van bepaalde zaken als acute zorg. Dat is waarom we op Advitronics zijn overgestapt.”
‘Bereikbaarheid moet 100% zijn’
“Telefonisch bereikbaarheid, dat is natuurlijk wel je achilleshiel. Als dat stilvalt ontstaat een probleem. Eigenlijk moet de beschikbaarheid bijna 100% zijn. Niet eigenlijk of bijna…het móet gewoon”, zegt Kerklaan. Aan Advitronics is de taak van de continue bereikbaarheid van de huisartsenpost en de 24×7 support die erbij hoort wel besteed.
Geen overlast bij overstap
Het project kende nog wel een uitdaging: de tijdsdruk. Er waren namelijk maar vier maanden om de volledige overstap te organiseren en realiseren. Daan Kerklaan: “Het doel was om geen enkele overlast te ondervinden van de overstap. En dat is goed gelukt. Op het moment dat we overgingen, het moment van starten van de huisartsenpost, waren de mensen van Advitronics er ook gewoon, een heel directe ondersteuning. Ze zijn zelfs een paar avonden aanwezig geweest, om onze ploeg op sleeptouw te nemen. Zien wat er in de praktijk nu echt gebeurt. Door de goede communicatie en samenwerking met Advitronics hebben we veel zaken snel kunnen oplossen. Het loopt nu hartstikke goed.”
“Het is wel heel erg knap wat we met dit team gedaan hebben, in vier maanden tijd, van niks tot complete overname en helemaal up en running zijn. Alle partijen, ook Advitronics, hebben zich totaal gecommitteerd.” Kerklaan is er zeer over te spreken. “Advitronics heeft hier een enorme bijdrage aan geleverd. Nooit gemor over tijd, ze kwamen de dag erna gewoon weer. Dat is gewoon heel prettig.”
Goede voorbereiding voor overstap naar cloud telefonie
Een goede voorbereiding voor de overstap van Huisartsenpost Oosterhout bleek essentieel. Kerklaan: “Advitronics hoorde ons als klant uit en vroeg door. Waarvoor en hoe gebruik je bepaalde zaken? Daardoor is 95% gewoon prima verlopen. Samen met Advitronics zijn we blijven overleggen. De kritische opstelling en blijven nadenken over de keuzes, hebben bijgedragen aan het succes.”
Verandering in telefonie-oplossing
Een aantal zaken in de telefonie-oplossing van Advitronics was anders dan de assistentes/triagisten gewend waren. Uiteindelijk blijkt het een verandering ten goede, zegt Kerklaan: “Oude gewoontes er uit halen is altijd lastig. Maar het is ook makkelijker geworden. Het afluisteren van gesprekken, de opnames ervan, het klaar zetten, dat is nu allemaal prima geregeld. Sommige problemen ontstonden door verkeerd gebruik. Extra training door Advitronics heeft dit verholpen.”
Keuze voor cloud telefonie van Advitronics
“In het aanlooptraject spraken we met verschillende leveranciers. Er zijn heel veel aanbieders in de telefonie. Als je dan een beetje doorvraagt, blijkt dat heel veel partijen toch niet kunnen leveren. Ze leveren eigenlijk alleen de basisdienst, maar het op maat maken voor een huisartsenpost, het ontwikkelen en het implementeren, is een andere tak van sport. Voor ons moest het passen in de regio en continuïteit bieden. En dus werd het Advitronics!”
