Advitronics Zorgcentraal biedt efficiëntie op de werkvloer bij Huisartsenpraktijk Prinsenbeek

Huisartsenpraktijk Prinsenbeek maakt al tien jaar gebruik van de dienstverlening van Advitronics. In juli 2021 maakten zij de overstap van een reguliere telefooncentrale naar de hosted omgeving van Advitronics Zorgcentraal. Doktersassistenten van Huisartsenpraktijk Prinsenbeek ervaren de vele voordelen van het gebruik van de cloud-omgeving voor communicatie, bereikbaarheid en samenwerking. Daarnaast maken zij actief gebruik van de thuiswerkoplossing, wat in corona-tijd echt een uitkomst was voor de praktijk.

Liesbeth Goossens werkt al negentien jaar als doktersassistente bij Huisartsenpraktijk Prinsenbeek. Een groeiende praktijk die nu al ruim 13.000 patiënten telt. Sinds 2019 is ze ook assistent-praktijkmanager. Ze kent de praktijk van binnen en buiten. Samen met haar team, dat bestaat uit elf doktersassistenten, wisselt ze de baliewerkzaamheden af met de telefoondiensten. Het leveren van goede zorg begint bij de doktersassistenten en de Advitronics Zorgcentraal biedt daar de juiste ondersteuning voor.

Weg van het verouderde systeem

“Ons vorige systeem was verouderd”, vertelt Goossens. “Daarom zocht onze voormalige praktijkmanager een nieuw systeem. Prinsenbeek is een innovatieve praktijk en ons team deinsde niet terug bij de introductie van deze nieuwe innovatieve oplossing. Zeker niet toen bleek dat dit ons werk een stuk eenvoudiger zou maken.”

Bij Prinsenbeek werken dagelijks minimaal vijf doktersassistenten die de baliewerkzaamheden afwisselen met de telefoondienst. Volgens Goossens zijn de telefoondiensten druk. “We bemannen de telefoons met drie assistenten. Als je een telefoontje hebt afgehandeld, staat de volgende alweer voor je klaar. Advitronics Zorgcentraal biedt een routineus systeem dat bellers automatisch doorverbindt met een beschikbare assistent. Je wilt bellers zo snel en volledig mogelijk helpen door ze de juiste oplossing te bieden, bijvoorbeeld door een huisartsafspraak in te plannen of een telefonisch advies te geven. Advitronics Zorgcentraal helpt ons bij het bewaren van het overzicht en is eenvoudig in gebruik. Dat is precies wat we nodig hebben.”

Investering in de toekomst

Volgens Goossens was het na de implementatie van Advitronics Zorgcentraal voor iedereen wennen. “Een nieuw systeem maakt natuurlijk ook nieuwe geluiden. We keken allemaal verbaasd op toen de telefoon voor het eerst overging. Inmiddels zijn we er helemaal aan gewend. Ook het nieuwe display bevalt goed. Het is overzichtelijk, helder en werkt intuïtief. Je kunt alle artsen zien op het scherm en eenvoudig een telefoontje doorverbinden.”

HIS-integratie

Sinds een aantal maanden maakt Huisartsenpraktijk Prinsenbeek ook gebruik van HIS-integratie. Dit is een directe koppeling tussen de telefonie-omgeving en het HIS-systeem. De doktersassistentes zien in één oogopslag de gegevens van de patiënt op hun scherm. De pop-up in het scherm toont bij een inkomende oproep de gegevens van de beller. Vanuit daar kan de assistent eenvoudig patiëntgegevens inzien en een afspraak inplannen in de agenda van de huisarts. Dit levert tijdswinst op en voorkomt het maken van fouten omdat de doktersassistent alleen een controlevraag hoeft te stellen in plaats van meerdere identificatievragen.

“We maken nu een paar maanden gebruik van HIS-integratie”, vervolgt Goossens. “De meesten doen dit werk al jaren en hebben een eigen routine ontwikkeld. Met de komst van deze nieuwe module moesten onze routines aangepast worden. Dat kost tijd, maar we zien het als een investering. Assistenten kiezen zelf of ze de HIS-integratie inschakelen aan het begin van de telefoondienst. Nog niet iedereen werkt dagelijks met de module, maar we merken wel dat de meesten er de voordelen van inzien en vertrouwen krijgen in het systeem.”

Inzicht in de bereikbaarheid en efficientie door slimme rapportages

De dienstverlening binnen Advitronics Zorgcentraal biedt inzicht in de cijfers van de huisartsenpraktijk. Goossens: “We kunnen de gemiddelde wachttijd zien, maar ook het aantal bellers dat afhaakt in de wachtrij. Met deze inzichten kunnen we de telefoonbezetting in de toekomst beter inrichten. Na een lang weekend, bijvoorbeeld het Paasweekend, is het extra druk omdat mensen op een feestdag niet naar de huisarts bellen. Nu we dit weten, kunnen we een extra assistent inzetten.”

Advitronics denkt met je mee

Een functionaliteit die tijdens de coronapandemie goed van pas kwam is de thuiswerkoplossing van Advitronics. Goossens: “Advitronics Zorgcentraal bevindt zich in een cloud-omgeving, daardoor is het mogelijk om op afstand te werken. De afgelopen periode was dit ideaal. Assistenten die door een coronabesmetting in quarantaine moesten, konden thuis meedraaien in de telefoondienst. Ze kregen een werklaptop en een headset en namen deel aan het bestaande telefoonverkeer. Zo hebben we de uitval beperkt en oplopende wachttijden voorkomen. En dat is precies waar een goed werkende communicatie- en telefonie-omgeving voor is bedoeld. Het laat zien dat Advitronics, zelfs in tijden van crisis, meedenkt met zorgverleners.”

Goossens is te spreken over het contact met Advitronics.

“De thuiswerkoplossing laat zien dat Advitronics betrokken is. Dat merken we al sinds de implementatie. Bij de start kregen we duidelijke uitleg over Advitronics Zorgcentraal en nu staan ze nog steeds klaar om onze vragen te beantwoorden. Ook ondernemen ze direct actie als er iets niet klopt. Advitronics levert betrouwbare systemen en dat is precies wat wij nodig hebben bij het uitvoeren van onze werkzaamheden.”