Succesvolle inzet van de Digitale Assistente bij Medisch Centrum Magnolia resulteert in een betere bereikbaarheid en een flinke tijdbesparing
Medisch Centrum Magnolia is ruim twaalf jaar klant bij Advitronics en werkt sinds 2019 met Advitronics Zorgcentraal. In april 2022 zijn zij binnen de praktijk gestart met de Digitale Assistente. De inzet van deze terugbel-functionaliteit biedt de assistentes aanzienlijke voordelen op het gebied van werkdruk, planning en patiënttevredenheid. Bovendien is Medisch Centrum Magnolia door de Digitale Assistente altijd bereikbaar voor haar patiënten, ook ’s avonds en in het weekend.
Over Medisch Centrum Magnolia
Danielle Mies is al ruim 11 jaar werkzaam bij Medisch Centrum Magnolia, waar ze begon als assistente en doorgroeide tot praktijkmanager. In de praktijk staat vernieuwing voorop. Medisch Centrum Magnolia heeft het streven om zich te ontwikkelen in de richting van een meer digitale praktijk. Dit zorgt volgens Danielle voor mooie uitdagingen. De huisartsenpraktijk heeft op dit moment ruim 5.000 patiënten en wil graag blijven groeien. De inzet van een tool als de Digitale Assistente helpt hen dit doel te bereiken.
Thuiswerken met Advitronics Zorgcentraal
In 2019 is Medisch Centrum Magnolia overgestapt naar Advitronics Zorgcentraal. “Het fijne van deze nieuwe communicatie-omgeving is dat je alles online kunt regelen. Dat maakt je een stuk flexibeler” vertelt Danielle. “Ongeacht waar je bent, je kunt eenvoudig en snel de functionaliteiten van de telefonie-omgeving aanpassen. Daarnaast kan ik met de thuiswerkoplossing vanuit huis gewoon alle telefoongesprekken aannemen en werken zoals ik dat op de praktijk zou doen. Dat maakt mogelijk om thuis te werken als assistente. Niet alleen tijdens de Corona periode, maar ook wanneer er bijvoorbeeld thuis iets aan de hand is kunnen de assistentes thuiswerken. Dat is ideaal”, voegt Danielle toe.
Inzet van de Digitale Assistente
Zoals elke andere praktijk zag ook Medisch Centrum Magnolia bepaalde piekmomenten in hun telefonie, waardoor de wachttijden voor de patiënten konden oplopen. “Die pieken hebben we onderzocht en daar hebben we met de Digitale Assistente op ingespeeld”, licht Danielle toe. Aan de hand van de bevindingen heeft Medisch Centrum Magnolia ervoor gekozen om alle inkomende gesprekken in de middag door te schakelen naar de Digitale Assistente. Deze nieuwe werkwijze creëert meer rust en ruimte. “Als je hier ’s middags in de praktijk komt is er geen onrust door een continu rinkelende telefoon. Dit geeft zo veel rust! Onze assistentes hebben alle aandacht voor het ontvangen van patiënten en het uitvoeren van overige werkzaamheden”, vertelt Danielle. “Voor onze patiënten is het fijn dat de praktijk door inzet van de Digitale Assistente 24/7 bereikbaar is om een afspraak te kunnen maken”, vervolgt Danielle.
“De nieuwe bereikbaarheid zorgt voor werkdrukverlichting. Hierdoor kunnen we de kwaliteit van zorg waarborgen zoals de patiënt dat van ons gewend is. Tenslotte gaat ook de huisartsenzorg digitaliseren en wij willen graag mee in die ontwikkeling.”
De terugbelverzoeken die via de Digitale Assistente worden achtergelaten, worden in twee blokken verwerkt. Voor de tijdvakken is er een maximum aantal terugbelverzoeken aan te geven, zodat het voor de assistentes behapbaar blijft om de patiënten tijdig terug kunnen bellen. “Doordat de werkdruk gemanaged kan worden, gaat ook het werkplezier omhoog”, aldus Danielle.
Tijdsbesparing door inzet van de Digitale Assistente
De Digitale Assistente zorgt niet alleen voor meer rust binnen de praktijk. De inzet ervan resulteert ook in kortere gesprekken. Dit komt doordat de reden van bellen en de geboortedatum van de patiënt al gevraagd en geregistreerd worden door de Digitale Assistente. Hierdoor kan er gericht en efficiënt worden teruggebeld.
‘Wij hanteren een andere werkwijze dan voorheen. In de middag schakelen wij de volledige telefonische bereikbaarheid door naar de Digitale Assistente. Er is hierdoor veel meer rust ontstaan in de praktijk. Een ander belangrijk voordeel is dat de inzet van de Digitale Assistente heeft geresulteerd in maar liefst 20 minuten per dag minder tijd aan de telefoon! Op deze manier houden we meer tijd over voor overige werkzaamheden.”
Flexibiliteit en gebruiksgemak van de Digitale Assistente
“Een ander voordeel vind ik ook dat je duidelijk ziet dat het om een Engelstalig terugbelverzoek gaat. Door deze functie weten de assistentes al van tevoren dat het gesprek dat ze gaan voeren in het Engels gaat zijn. Dan word je niet verrast en kun je snel schakelen”,’ aldus Danielle.
“We hadden eerst andere terugbelverzoek-blokken en andere aantallen. Nu hebben we dat aangepast en zijn we qua tijdstip iets naar voren gegaan. Ideaal dat je gemakkelijk en snel zaken kan regelen en aanpassen”, vervolgt Danielle.
Samenwerking met Advitronics
Het gebruik van de Digitale Assistente was een hele verandering voor de praktijk en haar medewerkers. Danielle gaf aan dat ze er door Advitronics goed in zijn meegenomen. “We hadden een goede introductie en konden vooraf al in het systeem kijken. Zo kregen we alvast een beeld bij de Digitale Assistente en de werking voordat we er daadwerkelijk gebruik van gingen maken. Het is een heel gebruiksvriendelijk portaal”, vertelt Danielle. Tussentijds is er veel contact geweest met Advitronics om gezamenlijk te blijven monitoren en ontwikkelen. “Het is fijn dat Advitronics met je mee denkt, je waar nodig voorziet van aanvullende informatie en dat ze samen met je kijken waar de Digitale Assistente nog doorontwikkeld kan worden”, licht Danielle toe. “Zo zijn er direct aanpassingen doorgevoerd in de Digitale Assistente die ons hebben geholpen nog meer voordeel uit de tool te kunnen halen. Die korte lijnen werken fijn”, sluit Danielle af.
